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HR如何做好員工的檔案管理?

發布時間:2019-02-11 13:36:50  閱讀次數:次

  HR應該如何做好員工的檔案管理,達到公司要求呢?
 
  一、了解員工檔案包括哪些基本內容:
 
  1.身份證復印件2份、一寸照片兩張、戶口本的首頁及個人頁的復印1份。
 
  2.入職信息表、員工基本情況登記表、員工入職背景調查信息表。
 
  3.評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料)
 
  4.告知單位規章制度確認表
 
  5.勞動合同、保密協議一式兩份。
 
  6.轉正表、崗位變動表(晉升、降級、平調)
 
  7.日常表現(有無違反紀律、通告、罰款等)
 
  二、在實際工作中操作時需要注意哪些?
 
  1)身份證掃描并保存電子版的,照片4張,辦理工傷保險時會用,以后萬一發生工傷也可以用到,一定要檢查一下員工的身份證有效期。
 
  2)家庭住址、緊急聯系人電話號碼必須要填寫。
 
  3)每個人在提交資料的時候寫“本件與原件相符,如有虛假,本人愿承擔一切責任”的字樣,并讓本人簽字、寫日期。
 
  4)告知單位確認表必須讓本人簽字,簡單精煉的把單位規章制度說一下,這樣以后可以避免很多不必要的糾紛。
 
  5)勞動合同一定要清晰,填寫清楚這樣。這樣以后在勞資關系處理中可以避免許多不必要的麻煩。
 
  6)把上述的七項需要整理的內容整理完整,然后存放到檔案袋里面,一般離職員工檔案保存三到五年,在實際操作中可根據實際情況進行調整。
 
  7)在日常工作中堅持“四個小心原則”“三個絕對原則”“二白原則”一退一守"簡稱“四心三對、二白、一退守原理”
 
  四心
 
  1)小心完成每件工作
 
  2)小心核對每個細節
 
  3)小心改正所有的錯誤
 
  4)小心檢查修正過的細節
 
  三對:
 
  1)領導永遠是對的,領導之所以是領導肯定有其過人之處,潛心研究學習。(就算他是一堆爛泥咱們也要把他當成是金豆豆那樣看待。一般領導專業知識不行的,那么一定是人際關系高手,如果很不幸你的領導既不是人際關系高手,而且專業能力又不咋滴那就更需要潛心研究了,肯定在咱們不了解的、夠不著的層面里是高手。)
 
  2)對事:做事的態度主動性、機智性。
 
  3)對人:謹慎性、圓滑性、客觀性。
 
  二白:
 
  1)解釋的意思就是“洗白自己,但也不顛倒別人黑白”在工作中處理問題時,我們不主張陷害別人,顛倒是非黑白,但我們更需要做的是如何保護好自己,首先要把自己“洗白”不傷人是一種教養,但是不被別人傷害更是一種氣場。
 
  一退守:
 
  1)做任何事情,都要考慮:進可攻、退可守、想好前路、后路及退路。
 
  總之:要堅持痕跡管理:做任何事情都要留下痕跡,有時候一個小細節沒有做好就可能以后攤上大事,考驗人做事情的認真度、細致度一定要謹慎、再謹慎在實際工作中。
 
  只要把員工檔案這一塊內容做好了就可以為以后的,績效考核、員工晉升、薪酬管理工作打下堅實的基礎,俗話說:“萬丈高樓平地起”就是這個道理,只有基礎扎實,高樓才能建的更加壯觀牢固。